Der elektronische Kassenbericht ab 2025
Hintergrund zum Kassengesetz: Das am 22. Dezember 2016 in Kraft getretene Kassengesetz verpflichtet Unternehmen ab dem 1. Januar 2020, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Dies dient dem Schutz vor nachträglicher Manipulation der Daten und wurde durch die Einführung einer Belegausgabepflicht ergänzt, um die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle zu erhöhen.
Ab dem 1. Januar 2025 tritt das neue elektronische Mitteilungsverfahren der Finanzverwaltung zur Meldung von elektronischen Kassensystemen in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen verpflichtet, ihre Kassensysteme elektronisch zu melden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Verpflichtung geht auf das bereits 2020 eingeführte Kassengesetz zurück. Aufgrund technischer Hürden konnte die Meldung bisher jedoch nicht elektronisch übermittelt werden. Dies ändert sich nun mit dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, das den Start des elektronischen Verfahrens für 2025 vorsieht.
Betroffen sind alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme verwenden. Die Meldung erfolgt für jede Betriebsstätte separat. Die Unternehmen können die Meldung entweder selbst vornehmen oder durch einen Bevollmächtigten, z.B. den Steuerberater, vornehmen lassen. Wichtig ist, dass verschiedene Ereignisse im Unternehmen eine Meldepflicht auslösen können. Dazu gehören unter anderem die An- oder Abmeldung einer Betriebsstätte, die Verbringung eines Kassensystems von einer Betriebsstätte in eine andere sowie der Austausch oder die Reparatur von Kassensystemen oder technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE).
Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, besteht eine Meldepflicht bis spätestens 31. Juli 2025. Kassensysteme, die nach dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Die Meldepflicht gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Systeme. Die elektronische Meldung kann entweder über das Online-Portal „Meine Elster“ oder über eine geeignete Software eines Drittanbieters erfolgen.
Um gut vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich, bereits jetzt relevante Informationen wie Seriennummern von Kassensystemen und TSE zu sammeln. Unternehmen sollten auch klären, ob sie die Meldung intern oder durch ihren Steuerberater vornehmen lassen wollen. Es ist ratsam, bereits jetzt standardisierte Prozesse für die Meldung im Unternehmen zu definieren.
Die Angabe “Art der TSE” setzt sich aus der Zertifizierungs-ID und der Seriennummer der TSE zusammen (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.2).
