BDKV informiert: Umstellung auf E-Rechnungen für Anfang 2025 geplant

Die E-Rechnung kommt
In Deutschland sollen künftig alle Unternehmen für nationale B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen. Dies ist Teil der EU-Initiative ViDA (VAT in a Digital Age) zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs und basiert in Deutschland auf dem Wachstumschancengesetz.    

Die für Anfang 2025 geplante Umsetzung wird für alle Beteiligten, auch für die Bundesregierung, eine komplexe Angelegenheit. Wir möchten Sie frühzeitig über die geplante Umstellung informieren und empfehlen, das Thema im Auge zu behalten, sich rechtzeitig zu informieren und vorzubereiten, um einen reibungslosen Übergang zur verpflichtenden E-Rechnung zu gewährleisten. 

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle deutschen Unternehmen, die Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen ausstellen, unabhängig von ihrer beruflichen Tätigkeit. Ab 2028 soll sie auch für Kleinunternehmer:innen gelten. Beide Parteien müssen im Inland ansässig sein. Ausnahmen gelten für steuerfreie Lieferungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkartenverkäufe. 

Was ändert sich konkret?
Die Umstellung auf die E-Rechnung bedeutet nicht nur den Ersatz der Papierrechnung. Der gesamte Prozess von der Rechnungsstellung über die Bezahlung bis zur Archivierung wird neugestaltet. Zudem gilt eine neue Begriffsdefinition und es wird zwischen elektronischen und “anderen” Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung ist künftig eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Bisherige PDF-Rechnungen, die per E-Mail versandt wurden, erfüllen diese Anforderung nicht. Das Format muss dem europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Zulässig sind Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Nach derzeitigem Planungsstand sollen inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als Empfangsweg ist zunächst ein einfaches elektronisches Postfach ausreichend. Für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen empfiehlt es sich, sich über eine geeignete Software zu informieren.
Anders als bisher ist die elektronische Rechnungsstellung nun nicht mehr an die Zustimmung der Rechnungsempfänger:innen gebunden. Diese Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Anforderungen entsprechen oder wenn keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung besteht, z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen. 

Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher:innen (B2C) ist deren Zustimmung weiterhin Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
Unter die Kategorie “sonstige Rechnungen” fallen alle Papierrechnungen sowie Rechnungen in anderen Formaten (z.B. PDF, JPG).  

Fristen und Übergangsregelungen (voraussichtlich)
▶ Ab 01.01.2025: Papierrechnungen dürfen weiterhin versendet werden, jedoch ohne Vorrang. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren. Andere elektronische Formate dürfen nur mit Zustimmung der Empfänger:innen verwendet werden.
▶ Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen B2B-E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz können weiterhin andere Rechnungsformate verwenden.
▶ Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden und EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Anforderungen angepasst werden. 

Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie bei der Deutschen Industrie- und Handelskammer und dem Bund.