Beteiligte Unternehmen

Welche Mitgliedsunternehmen nutzen das Meldesystem des BDKV als interne Meldestelle?

• BDKV Bundesverband der Konzert- und Veranstaltungswirtschaft e.V.
• bigBOX ALLGÄU GmbH & Co. KG
• Festspiele Mecklenburg-Vorpommern gGmbH
• Festspielhaus und Festspiele Baden-Baden gGmbH
• Hannover Concerts GmbH & Co. KG Betriebsgesellschaft
• RBX GmbH
• SKS Erwin Russ GmbH
• SKS Michael Russ GmbH

Allgemeine Fragen

Was ist ein Meldesystem und wie funktioniert das?

Ein Meldesystem ist ein sicherer, digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen.

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, meist auch anonym, online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer die meldende Person ist. Die Daten befinden sich gesichert in der Open Telekom Cloud. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind (bspw. die Verantwortlichen der Meldestelle, ein externer Ombudsmann oder Rechtsanwalt), haben Zugang zu den Informationen.

Niemand sonst!

Wie kann ich Gesetzesverstöße melden?

Mit dem Meldesystem können Mitarbeitende und Externe (wie bspw. Dienstleister oder Künstler) Gesetzesverstöße vertraulich und anonym melden. Meldende Personen können sich über den Link im Meldesystem einloggen und die eigene Meldung anhand von vorgegebenen Fragen oder als Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.

Wie kann ich Rückmeldungen vom Unternehmen lesen, ohne meine Mailadresse oder Telefonnummer anzugeben?

Dies ist auch ohne Angabe der Mailadresse möglich:

Das System funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Meldende Personen vergeben nach dem Absenden einer Meldung eine PIN und erhalten daraufhin einen Zahlen-Code. Beides müssen sie aufschreiben und damit können Sie sich später wieder in das Schließfach einloggen. Berechtigte Empfänger der Meldung (bspw. die Geschäftsführung, ein externer Ombudsmann oder Rechtsanwalt) hat so die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

Das System erlaubt zusätzlich, vor dem Absenden der Meldung eine Mailadresse anzugeben, um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist für die zuständigen Bearbeiter nicht sichtbar. Die Angabe einer Mailadresse schwächt aber dennoch immer die eigene Anonymität.

Das Schließfach ist für meldende Personen nur mit PIN und Code wieder zugänglich – diese sind daher gut aufzubewahren, da diese nur einmalig vergeben werden.

Wer darf Meldungen abgeben?

Meldeberechtigt sind Mitarbeitende jeder Art, Dienstleistende, sonstige Geschäftspartner und externe Berater (z.B. Anwälte und Buchhalter).

Der Begriff Mitarbeitende ist weit auszulegen, sodass auch ehemalige Mitarbeitende, Zeitarbeitende, sowie Bewerber und Bewerberinnen hiervon erfasst sind. Dasselbe gilt für Dienstleistende.

Potenzielle oder ehemalige Geschäftspartner, die nicht Dienstleistende sind, sind ebenfalls berechtigt.

Welche Vorfälle soll ich melden? Was darf ich melden?

Zu melden sind Vorfälle, die gegen anwendbare Gesetze oder interne Regeln verstoßen, wie insbesondere Korruption, Bestechung (aktives Bestechen oder sich bestechen lassen), Interessenkonflikte, betrügerische Handlungen, Missachtung von Informationsbestimmungen, sowie sozial oder ethisch unvertretbares Verhalten.

Meldungen, die keine der oben genannten Kategorien betreffen, melden Sie bitte der zuständigen Stelle z.B. Vorgesetzten, der Compliance- oder Rechtsabteilung, der Personalabteilung, Geschäftsführung, oder dem Betriebsrat.

Was passiert, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung glauben oder annehmen müssen, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung ohne missbräuchliche Absicht abgeben. Es kann deshalb sein, dass die Untersuchung später ergibt, dass kein Verstoß vorliegt. In diesem Fall haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Wie kann ich einen Hinweis abgeben?

Klicken Sie auf der Startseite auf “Hier klicken – und Meldung abgeben.” und folgen Sie den Anweisungen. Der Vorgang ist einfach und man benötig knapp 10 Minuten.

Welche anderen Möglichkeiten habe ich, um eine Meldung abzugeben?

Meldungen können hier online im Meldesystem (365/7/24) gemeldet werden, oder gerne auch telefonisch über die externe Melde-Hotline: +49 800 3800 999 (Mo.-Fr. 9-17h).

Wann kann ich Meldungen abgeben?

Meldungen können hier online im Meldesystem jederzeit gemeldet werden, oder alternativ auch telefonisch über die Melde-Hotline: +49 800 3800 999 (Mo.-Fr. 9-17h).

In welcher Sprache kann ich Meldungen abgeben?

Im Meldesystem stehen alle Sprachen zur Verfügung, die das gewählte Unternehmen anbieten möchte. Standardmäßig wird zunächst die Browsersprache genutzt, danach ist die Sprache wählbar.

Bin ich wirklich anonym?

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, anonym, online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des betroffenen Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer der oder die meldende Person ist. Nur wenige Länder (aktuell: PL) verlangen die Angabe von Kontaktdaten. Hier wird im System eine entsprechende Eingabe gefordert.

Wie wird meine Anonymität gewahrt?

Zur Gewährleistung der eigenen Anonymität laufen die verschlüsselten Daten nicht über die unternehmenseigenen Server, sondern über einen unabhängigen, externen Server (Open Telekom Cloud in DE). Sobald im Meldesystem auf „Meldung senden“ geklickt wurde, bleibt die Anonymität, es sei denn, man entscheidet sich selber zur Offenlegung des eigenen Namen. Nur wenige Länder (aktuell: PL) verlangen die Angabe von Kontaktdaten. Hier wird im System eine entsprechende Eingabe gefordert.

Welche Konsequenz hat es, wenn ich nach Absenden der Meldung meine E-Mail-Adresse angebe?

Das System erlaubt, eine Mailadresse anzugeben, um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist für die zuständigen Bearbeiter nicht sichtbar. Die Angabe einer Mailadresse schwächt aber dennoch immer die eigene Anonymität. Nur wenige Länder (aktuell: PL) verlangen die Angabe von Kontaktdaten. Hier wird im System an anderer Stelle eine entsprechende Eingabe gefordert.

Kommunikation & Ergebnis

Was passiert nach Abgabe meiner Meldung?

Die EU-Richtlinie verpflichtet das Unternehmen den meldenden über ergriffene oder geplante Schritte zu informieren. Für die Untersuchung des Falls und die anschließende Information der meldenden Person muss laut EU-Richtlinie eine Frist von 3 Monaten eingehalten werden. Besonders aufwändige Investigationen erlauben, je nach Fall, ein Ausdehnen dieses Zeitraums auf 6 Monate.

Nach Ablauf dieser Frist oder bei andauerndem Fehlverhalten dürfen meldende Personen Behörden und Öffentlichkeit informieren. Details finden Sie in der Kommunikation des Unternehmens.

Wie erhalte ich Informationen über den weiteren Verlauf und das Ergebnis?

Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Personen bearbeitet. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen und Melden sich über das Meldesystem, falls Rückfragen bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden. Hierzu meldet man sich erneut im Meldesystem an – mit dem 16-stelligen Zugangscode und der 4-stelligen PIN.

Geben Sie dem Unternehmen 7 Tage Zeit, um die Meldung zu beantworten.

Kann ich meine Meldung und die weitere Kommunikation herunterladen?

Ja, ein Download der Meldung ist zu jeder Zeit möglich.

Der Download ist ein pdf-Dokument mit allen Bestandteilen der Meldung: die eigenen Antworten, den hochgeladenen Dokumenten und der Chat-Historie.

Wer kann meine Meldung sehen?

Meldungen werden nur von Systemberechtigten gesehen. Systemberechtigt sind dabei zunächst ausschließlich die Justiziare des BDKV. Wer von den jeweiligen Mitgliedsunternehmen systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab. Die bei den Unternehmen als systemberechtigt angegebenen Personen werden nur soweit überhaupt erforderlich von den Justiziaren des BDKV eingebunden und haben keine automatische Einsicht in die Meldung.

Was ist, wenn das Unternehmen noch Rückfragen an mich hat?

Dem Unternehmen hilft es, wenn man für Rückfragen oder ergänzende Informationen zur Verfügung steht.

Hierzu meldet man sich bitte regelmäßig im Meldesystem an – mit dem Zugangscode und der PIN.

Was passiert wenn ich den Zugangscode und/oder meine PIN verliere?

Bei Verlust des Zugangscodes oder der PIN, lassen sich diese Faktoren nicht zurücksetzen oder reproduzieren. Zur erneuten Anmeldung im Meldesystem besteht nur die Möglichkeit eine neue Meldung zu erstellen, in dem man sich auf die bereits eingereichten Meldung beziehen.

Hochladen von Dateien

Welche Dateiformate kann ich in das System hochladen?

Folgende Dateiformate zum Upload sind zulässig: .jpg, .png, .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .csv und .txt.

Wie schützt man die eigene Anonymität bei hochgeladenen Dateien?

Bei jedem Datei-Upload werden alle Metadaten gelöscht und es wird ein einheitlicher, anonymer Dateiname vergeben. Daher muss man selbst keine Dateien umbenennen oder die Metadaten selbst löschen.

Bitte aber zusätzlich prüfen, ob im Text oder den Bildern der hochgeladenen Dateien zu erkennen ist, dass man die Meldung abgegeben haben. Löschen oder Schwärzen dieser Stellen um die eigenen Anonymität zu schützen!

Können hochgeladene Dokumente gelöscht werden?

Nein, hochgeladene Dokumente und Dateien können grundlegend nicht gelöscht werden.

Technische Voraussetzung & Infos

Mit welchen Geräten kann ich Meldungen abgeben?

Das Meldesystem ist von jedem internetfähigen Eingabegerät (Handy, Tablet, Laptop, Desktop, usw.) erreichbar.

Welche technischen Aspekte muss ich berücksichtigen?

Wir empfehlen das Meldesystem über folgende Browser zu erreichen:

Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Apple Safari, Microsoft Edge – hierbei sollte eine aktuelle Version verwendet werden.

Zudem wird immer die Verwendung des sog. privaten oder Inkognito-Modus empfohlen. Somit können Meldungen im Meldesystem via Browser abgegeben werden, ohne dass diese Seite im Browserverlauf erscheint.

An wen kann ich mich bei technischen und System-Fragen wenden?

Gerne stehen wir bei Rückfragen zur Technik und zum System zur Verfügung. Dabei behandeln wir die Anfragen auf Wunsch auch gerne anonym. Wir sind erreichbar unter support@whistle-report.com.

Werde ich aus dem System automatisch abgemeldet?

Ja, das Meldesystem beendet automatisch jeden inaktiven Vorgang nach 15 min. (Auto Time-Logout).

Sobald eine Meldung im System abgesendet wurde, ist diese Meldung sofort an den Meldungsempfangenden übermittelt. Danach kann eine persönliche PIN vergeben werden (Auto Time-Logout: 60 min). Sollte das System keine PIN-Eingabe erkennen, ist die gegenseitige Kommunikation über das System nicht mehr möglich!